Як обрати оптимальне рішення для обміну електронними документами та модель його використання?

Інтерес українських компаній до систем обміну електронними документами швидко зростає. Правильний вибір моделі використання рішення багато в чому визначає ефективність його впровадження. Для великих компаній важливою є максимальна відповідність вимогам бізнесу та можливість гнучкої адаптації у разі їх змін. У цій статті ми поділимося досвідом впровадження «корпоративної хмари» Арт-Офіс лідером європейського ринку автомобілебудування - компанією Group PSA (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel)

Перед Group PSA, як і будь-якою іншою компанією, яка планує перейти на використання електронних документів, постали такі важливі питання:

• де зберігати документи: у хмарі або у власній інфраструктурі? Використовувати SaaS чи self-hosted рішення?
• підключатися до сервісу, орієнтованого на масовий ринок або використовувати ізольоване середовище у вигляді корпоративної системи для обміну документами зі своїми контрагентами?
• як довго зберігати документи в системі?
• мати індивідуальну оперативну техпідтримку або розраховувати на класичний call-center з певним рівнем SLA?
• мати індивідуальний та гнучко налаштований API чи обмежитися стандартним API, що пропонується за замовчуванням?
• чи відповідає обрана система документообігу вимогам політики безпеки?

Ґрунтуючись на вище перерахованих вимогах та завданнях група компаній Group PSA провела аналіз ринку України та обрала для себе одну з найбільш відповідних систем обміну електронними документами, зупинившись на моделі використання «корпоративної хмари» Арт-Офіс.

Про критерії вибору та досвід експлуатації корпоративного сервісу Арт-Офіс розповідає Олег Пікар, Departement Qualite et Developpement reseau в Group PSA.

Рішення «Арт-Офіс» дозволило нам автоматизувати процес обміну документами між компанією та дилерами, тому що ми поступово відходимо від паперу в усіх сферах нашого бізнесу і переводимо документацію в електронний вигляд з різними правилами її підписання.

Для нас було важливим, щоб рішення було хмарним з можливістю авторизуватися в кабінет по ключу КЕП, правила підписання документів і програмний API повинні бути кастомізовані під наші процеси. При цьому, наші дилери не повинні нести будь-якого фінансового навантаження, тобто підключення до системи, підписання ними вхідної та вихідної документації повинно бути безкоштовним.

«Корпоративна хмара» Арт-Офіс найбільш точно відповідала нашим вимогам, тому свій остаточний вибір ми зробили на користь цієї моделі, попрацювавши з демо-майданчиком.

Впровадження тривало близько 2-3 тижнів і дуже скоро ми відчули переваги використання цього рішення. За 2,5 роки експлуатації було створено і підписано понад 40 000 документів. У процес залучені 60 контрагентів (юридичні особи).

Окремо хочемо відзначити можливість масового підпису, оскільки цей функціонал суттєво скоротив час на підписання документів. Виконано всі вимоги безпеки щодо розміщення системи в інфраструктурі вендора і довгострокового зберігання документів, використовуючи спеціальний формат розширеного підпису CAdES-X Long.

З кожним новим оновленням система відповідає нашим очікуванням. Ми бачимо її розвиток. Технічна та консультаційна підтримка здійснюється оперативно та своєчасно.

Зацікавились? Задайте свої питання консультанту Арт-Офіс прямо зараз!