Как выбрать оптимальное решение для обмена электронными документами и модель его использования?

Интерес украинских компаний к системам обмена электронными документами быстро растет. Правильный выбор модели использования решения во многом определяет эффективность его внедрения. Для крупных компаний важно максимальное соответствие требованиям бизнеса и возможность гибкой адаптации в случае их изменений. В этой статье мы поделимся опытом внедрения «корпоративного облака» Арт-Офис лидером европейского рынка автомобилестроения - компанией Group PSA (бренды Peugeot, Citroen, DS, Opel)

Перед Group PSA, как и любой другой компанией, планирующей перейти на использование электронных документов, стояли такие важные вопросы:

• где хранить документы: в облаке или в своей инфраструктуре? Использовать SaaS или self-hosted решение?
• подключаться к сервису, ориентированному на массовый рынок или использовать изолированную среду в виде корпоративной системы для обмена документами со своими контрагентами?
• как долго хранить документы в системе?
• иметь индивидуальную оперативную техподдержку или рассчитывать на классический call-center с определенным уровнем SLA?
• иметь индивидуальный гибко настраиваемый API, или ограничиться стандартным API, которое предлагается по умолчанию?
• соответствует ли выбранная система документооборота требованиям политики безопасности?

Основываясь на выше перечисленных требованиях и задачах группа компаний Group PSA провела анализ рынка Украины и выбрала для себя одну из наиболее подходящих систем обмена электронными документами, остановившись на модели использования «корпоративного облака» Арт-Офис.

О критериях выбора и опыте эксплуатации корпоративного сервиса Арт-Офис рассказывает Олег Пикар, Departement Qualite et Developpement reseau в Group PSA.

Решение «Арт-Офис» позволило нам автоматизировать процесс обмена документами между компанией и дилерами, т.к. мы постепенно уходим от бумаги во всех сферах нашего бизнеса и переводим документацию в электронный вид с разными правилами её подписания.

Для нас было важным, чтобы решение было облачным с возможностью авторизоваться в кабинет по ключу КЭП, правила подписания документов и программный API должны быть кастомизированы под наши процессы. При этом, наши дилеры не должны нести какой-либо финансовой нагрузки, т.е. подключение к системе, подписание ими входящих и исходящих документов должно быть бесплатным.

«Корпоративное облако» Арт-Офис наиболее точно соответствовало нашим требованиям, поэтому свой окончательный выбор мы сделали в пользу этой модели, поработав с демо-площадкой.

Внедрение длилось около 2-3 недель и очень скоро мы ощутили преимущества использования этого решения. За 2,5 года эксплуатации было создано и подписано более 40 000 документов. В процесс вовлечены 60 контрагентов (юридические лица).

Отдельно хотим отметить возможность массовой подписи, так как этот функционал существенно сократил время на подписание документов. Выполнены все требования безопасности по размещению системы в инфраструктуре вендора и долгосрочного хранения документов, используя специальный формат расширенной подписи CAdES-X Long.

С каждым новым обновлением система соответствует нашим ожиданиям. Мы видим её развитие. Техническая и консультационная поддержка осуществляется оперативно и своевременно.

Заинтересовались? Задайте свои вопросы консультанту Арт-Офис прямо сейчас!