Для бухгалтерії підприємства із використанням праці найманих працівників дуже важливе правильне заповнення Табеля обліку робочого часу. Це необхідно для грамотного нарахування заробітної плати. Пропонуємо рекомендації щодо його ведення.
За ким закріплені правила заповнення Табеля?
Табелювання робочого часу співробітників організації використовується для бухгалтерського і кадрового обліку. У разі відсутності документа можуть виникнути величезні неприємності: штрафи та санкції вищих інстанцій. Табелі й норма праці перевіряються органом інспекції із питань праці та фіскальною службою.
При заповненні Табеля кадрові фахівці (Україна) або бухгелтера можуть зіткнутися із низкою труднощів. Мета бухгалтерського та кадрового обліку робочого часу співробітників - нарахування їм зарплати, додаткових виплат, відпусток, використання денних/вечірніх/нічних годин, а також підсумковий рахунок витрат результатів трудової діяльності підприємства.
У 2019 році в Україні прийнято користуватися документом, який було затверджено 10 років тому. Форма Табеля обліку робочого часу знайшла своє позначення у 2009 році. Здавалося б, звітність сувора, проте, зовнішній вигляд цього документа може дещо видозмінюватися. Це залежить від норм годин робочого часу в компанії.
Примітно, що кадровики й бухгалтера підприємства досить часто сперечаються щодо того, хто із них повинен вести цей Табель. У своїй роботі кадровий та бухгалтерський відділ використовують дані щодо відпрацьованих змін і робочих днів.
Гороскоп на п'ятницю 22 листопада для всіх знаків Зодіаку: день для змін та простих радостей
Нові правила бронювання від мобілізації: що зміниться з 1 грудня
Масштабне березневе підвищення пенсій: 2300 отримають не всі
Мобілізацію урівняли для всіх: українцям оголосили вердикт щодо економічного бронювання
Бухгалтерам потрібна ця інформація, щоб зробити розрахунок заробітної плати або здійснити виплату компенсації за переробку, нарахувати додаткові кошти за відрядження, використання понаднормових годин, у разі невикористаних відпусток, обчислити відповідні доплати й розрахувати виплати за лікарняними листками.
Інша сторона, кадрова, складає графіки роботи й відпусток, підраховує дні відпускних співробітників. За ким буде закріплено роботу в Табелі, має вирішити керівництво компанії. Буває, що на підприємствах зустрічається така ситуація, коли головний бухгалтер поєднує свою роботу із обов'язками кадровика. Зважаючи на це, спірних питань не виникає.
Відповідні повноваження кадровий співробітник або бухгалтер має після отримання наказу по підприємству. Цей важливий документ наділяє його відповідальним за ведення Табеля. Зважаючи на це, співробітник повинен виконувати певні обов'язки. У кадровика або бухгалтера є повне право вимагати робочі позначення часу та їх зайнятість від керівників кожного відділу.
Яка норма робочого часу 2019?
У 2019-му норми робочого часу безпосередньо пов'язані з режимом роботи організації. Згідно із даними Мінсоцполітики, розрахунок робочого часу в Україні призначено наступний: при п'ятиденному графіку робочого тижня - по 8 годин роботи на день.
Передбачається скорочення робочого часу на 1 годину із огляду на святкових дні та вихідні суботу/неділю. Якщо у компанії 6-денний або 7-денний графік роботи доба через двоє або троє, їм доведеться самостійно вираховувати норми праці. Те ж стосується підприємств, у яких, наприклад, замість неділі вихідний день - понеділок.
Згідно із Законом України, нормальною тривалістю робочого часу співробітників вважається не більше 40 годин/тиждень. З огляду на укладення колективного договору, менша норма тривалості робочого часу може встановлюватися. Існує також ряд вікових обмежень.
Наприклад, особам віком 16-18 років можна працювати не більше 36 годин/тиждень, особам 14-16 років - не більше 24 годин/тиждень тощо. Скорочена тривалість робочого часу передбачається для жінок, які виховують дітей-інвалідів або дитину до 14 років.
Який Табель обліку робочого часу (бланк) 2019, зразок заповнення?
Для того, щоб правильно скласти й заповнити Табель, пропонуємо зразок його заповнення. Цей приклад спрощений і не є остаточним. Простий шаблон носить рекомендаційний характер. Його можна доповнювати іншою інформацією.
Наприклад, ви можете зазначити у Табелі режим простоїв, інформацію про спецвідпустки, робочий графік додаткової денної/вечірньої/нічної зміни, відомості про невихід працівника на роботу із невідомих причин або додатковий вихід тощо.
Потрібні відомості необхідно вносити щодня. Табель ведеться на кожен місяць. Сьогодні найпоширеніший спосіб ведення документа - його суцільне заповнення. Іноді використовується другий варіант ведення табеля, коли наявні будь-які відхилення від наміченого графіка.
У документі мають бути зазначені не тільки відомості щодо щоденної роботи співробітників, але також, якщо це графік роботи доба через двоє чи троє. При відсутності співробітника на робочому місці вноситься інформація про відпустку або на підставі довідки про лікарняний, робляться відповідні відмітки про це.
Якщо людина відсутня на роботі з невідомих причин, також робиться відповідна позначка. У разі необхідності ведення додаткового графіка стосовно відрядження, також вносяться дані про оцінку відповідності.
Кадровик або бухгалтер повинен створювати Табель для окремо взятого цеху або відділення. Наприклад, «ПриватБанк» має кілька філій. В такому випадку обов'язково ведення Табеля у кожному структурному підрозділі.
Що являє собою табелювання?
Подавати заповнені бланки необхідно не рідше, ніж двічі на місяць. Найчастіше це роблять відповідні фахівці перед нарахуванням авансового платежу і по закінченню місяця, коли здійснюється розрахунок і відбувається оплата заробітної плати.
Нова таблиця буде створюватися і заповнюватися у тому випадку, коли з'явиться новий співробітник. Це ж стосується працівника, який звільняється. Відпустка співробітника продовжується, якщо у робочому календарі є святковий день.
Із огляду на збереження права на відпочинок, відпустка співробітника подовжиться на стільки днів, скільки буде святкових у даному місяці. Наприклад, у людини відпустка з 1 травня терміном на 21 день. На цей період потрапляє 1 травня, що вважається святковим Днем праці, і 9 травня - це День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги).
Ці святкові дні є офіційними вихідними, тому співробітник повинен відпочивати 23 дня. Із них - 21 день відпустки і 2 святкових дні. У разі, якщо 1-ше або 9-те травня припадають на вихідний, вони переносяться на понеділок.
У такому випадку у працівника додасться ще день або два. У Табелі, де вказується робочий час, необхідно вказати й додаткові святкові дні. Їх варто позначити у документі буквами «СВ». У Табелі є й інші цифрові та буквені позначення.
Одні з них позначають відрядження (07 ВД), інші - нічні години роботи (04 РН) або додаткову відпустку у зв'язку із навчанням - (12 Н) тощо. Пропонуємо таблицю умовних позначень у типовій формі № П-5. Для збереження бланка Табеля і його подальшого використання за призначенням, досить завантажити документ безкоштовно онлайн.
Табель: як його заповнювати?
Для зручності заповнення Табеля у ньому є відповідні осередки: у верхній частині проставляються умовні позначення видів витрат робочого часу, із якими ви можете ознайомитися у наведеній таблиці. У нижній частині вказується робочий час співробітника: кількість відпрацьованих/невідпрацьованих годин.
У Табелі вказується прізвище, ім'я, по батькові співробітника, його посада, табельний номер. Якщо працівник був, наприклад, із 13-го по 17-те травня у відрядженні, то це також необхідно зазначити у документі.
Для розрахунку заробітної плати за минулий робочий місяць уповноважена особа повинна щомісяця за 2-4 дня до початку наступного місяця передавати заповнений Табель у бухгалтерію. У бланку обов'язково вказується місяць звітного періоду (наприклад, із 1.05.2019 по 31.05.2019).
Відповідний табельний номер є у кожного працюючого на підприємстві або звільненого співробітника. І навіть у разі, якщо людина тут вже не працює, його номер не можна приписувати іншому працівникові. Він повинен залишатися вільним не менше 3-х років. І тільки потім може присвоюватися іншій людині.
Табель: чи можна виправити помилки у ньому?
Вносити корективи у Табель цілком можливо. Раніше це було зробити дуже складно. Адже фактично виправлення у Табелі заборонені. Однак до кінця кожного зарплатного місяця у документ необхідно вносити нові відомості.
Так, наприклад, у когось виникла необхідність взяти позапланову відпустку. У іншого співробітника з'явилася можливість принести свій лікарняний лист, хтось вирішив раптом звільнитися або на роботу взяли нового працівника тощо.
Усі ці формальності у сукупності призводять до того, що у Табель необхідно вносити різні виправлення. Багато підприємств сьогодні (особливо це стосується великих компаній і організацій) успішно впроваджують спеціальні програми, що дозволяють за допомогою комп'ютера або ноутбука вносити необхідні корективи без помарок та виправлень.
Таким чином, незважаючи на те, що Табель - це серйозний документ, який включає сувору звітність про співробітників та їх відвідуваність або відсутність на робочому місці, із огляду на використання інформаційних технологій сьогодні цілком реально досягти грамотного заповнення Табеля без будь-яких виправлень та помарок.